週報を書こうとして、5日分のメモを前に手が止まる。そんなときは、文章をきれいにする前に、「完了したこと」「残っていること」「相談したいこと」を分けてみます。AIには、この分類と下書きづくりを手伝ってもらえます。
大切なのは、活動した事実と、完了した結果を混ぜないことです。「打ち合わせをした」だけでは、合意や解決まで済んだことにはなりません。ここでは、箇条書きから読み手が状況を判断しやすい週報を作ります。
以下のメモ、件数、日付、完成例は、説明用の架空データです。実際の案件や筆者の利用実績を示すものではありません。
週報にする前の3段階
- 範囲をそろえる：対象期間を書き、その週のメモを集めます。
- 状態を分ける：完了、未完了、相談事項、来週の予定に分類します。
- 照合する：件数の重複、未完了の抜け、根拠のない成果がないか確認します。
日別のメモと週の集計を一緒に使う場合は、「月曜3件」は「週15件」の内訳なのかを明記しましょう。違う種類の作業を足して「合計20件の成果」にする必要もありません。
入力例：まとまっていない週末のメモ
対象期間：2026年9月28日〜10月2日 以下は10月2日時点の週全体の集計。日別件数ではない。 ・問い合わせは対象20件中15件に回答。未回答5件。 ・未回答5件のうち2件は、担当部署に内容を確認中。 ・FAQは見直し対象5件のうち3件を更新した。 ・FAQの残り2件は、記載内容の確認が必要。 ・新しい案内資料の構成案を作成。本文は未着手。 ・来週は、案内資料の本文に着手したい。 ・確認待ちの問い合わせ2件と、FAQの残り2件について、 どちらを先に確認してもらうか相談したい。 ・来週の作業の完了日は、まだ決まっていない。
この例では、問い合わせとFAQの「2件」は別の作業です。数字だけを拾ってまとめると、同じ案件として扱ったり、相談事項を未完了件数に加えたりする可能性があります。作業名と数字は組にして残します。
そのまま使える指示文
次のメモだけを根拠に、週報の下書きを作ってください。 【見出し】 対象期間／今週の完了事項／未完了・課題／相談事項／来週の予定 【ルール】 ・作業ごとに整理し、完了と未完了を分ける。 ・実施した行動から、書かれていない成果を推測しない。 ・「着手」「確認中」「完了」を言い換えて混同しない。 ・件数には作業名を付け、異なる作業の数を足さない。 ・内訳と合計を二重に数えない。 ・担当者、優先順位、期限を勝手に決めない。 ・相談事項は、何を判断してほしいか分かる形にする。 ・来週の予定を、確定した約束に書き換えない。 ・不足や矛盾は最後に「要確認」として列挙する。 ・最後に、対象数・完了数・残数を作業別に示す。 【メモ】 （ここに貼り付ける）
上司やチームが判断したい項目を先に決めておくと、週報の形を毎回そろえられます。「短く」という指示は、数字や相談内容が消えていないかを確かめながら追加してください。
完成例：状態と相談が分かる週報
対象期間：2026年9月28日〜10月2日
今週の完了事項
- 問い合わせ対象20件のうち、15件に回答した。
- 見直し対象のFAQ5件のうち、3件を更新した。
- 新しい案内資料の構成案を作成した。
未完了・課題
- 問い合わせの未回答は5件。うち2件は担当部署に確認中。
- FAQは2件が未更新で、記載内容の確認が必要。
- 案内資料の本文は未着手。
相談事項
確認待ちの問い合わせ2件と、FAQの未更新2件のどちらを先に確認してもらうか、優先順位を相談したい。
来週の予定
案内資料の本文に着手する予定。来週の作業の完了日は未定。
要確認：未回答の問い合わせ5件のうち、担当部署への確認中2件以外の状況はメモに記載がない。
「問い合わせ対応を完了」「案内資料を作成」とだけ書くと、残件や本文の未着手が伝わりません。完成した範囲を具体的に示せば、読み手が補って解釈する余地を減らせます。
数字の照合表を最後に確認する
| 作業 | 対象 | 完了 | 残り |
|---|---|---|---|
| 問い合わせへの回答 | 20件 | 15件 | 5件（うち2件は担当部署に確認中） |
| FAQの更新 | 5件 | 3件 | 2件（内容確認が必要） |
| 案内資料 | 件数の記載なし | 構成案の作成 | 本文は未着手 |
問い合わせは20−15＝5、FAQは5−3＝2で、メモと一致します。案内資料の進捗率は書かれていないため、「50％完了」と数値に置き換えません。数字が合わない場合は、AIの計算に合わせて原文を変えず、元の記録を確認します。
ありがちな失敗と直し方
- 日記のように長くなる：曜日順から作業別に並べ替え、判断に必要な結果と残件を先に置きます。
- 相談が「課題あり」で終わる：何の順番、判断、確認を求めるかを、元のメモの範囲で具体化します。
- 来週の約束が増える：メモにない対応や締切を消します。新しく決めた予定は、確認したうえで追記します。
よくある質問
毎日の日報を、そのまま全部貼ればよいですか？
同じ作業の続報がある場合は、同じ作業だと分かる名前や番号を付けてください。前日の未完了が翌日に完了していることもあるため、日付を残し、週末時点の状態を確認します。
数字のない仕事はどう書けばよいですか？
「構成案を作成」「内容を確認中」など、何をして、どの段階まで進んだかを書きます。件数や進捗率を無理に作る必要はありません。
日々のメモを残す段階から整えたい場合は、音声メモを日報に整える方法も使えます。