ChatGPTで日程調整メールを作る｜日時を勝手に足させない指示文

日程調整メールを丁寧に整えたい。でも、候補にない日時や、決めていない返信期限まで加えられると困ります。

ChatGPTに頼むときは、使ってよい情報と、変更してはいけない情報を分けて渡すところから始めましょう。この記事では、架空の打ち合わせを例に、入力文と完成形、送信前の確認方法を紹介します。指示を入れても誤りがなくなる保証はないため、最後は元の予定と照合します。

先に候補日時を確定させる

「来週のどこかで30分」とだけ書くと、メールを完成させるために必要な情報が不足します。自分の予定表で候補を確認し、年月日・開始時刻・終了時刻まで用意してください。

特に「10時から11時の間で30分」は、10時開始の指定なのか、その時間帯なら開始時刻を選べるのかが曖昧です。今回は開始と終了が決まった候補枠を、そのまま提示する方法にします。

最低限そろえるメモ

相手との関係、打ち合わせの目的
候補の年月日と開始・終了時刻
時間帯の基準（日本時間など）
対面かオンラインか、確定している場所
返信期限の有無、差出人の表記

OpenAIの公式ガイドでは、変更してはいけない日付を明示し、不足情報を推測させない指示が紹介されています。以下の書式は、その考え方を日程調整向けに具体化した当ブログの例です。出典：OpenAI「Prompting」

そのまま試せる日程調整プロンプト

次の会社名、用件、日時はすべて説明用の架空例です。実際に使う場合は、情報欄を自分で確認した内容に置き換えます。実案件の情報は、勤務先の入力ルールに従ってください。

次の情報だけを使い、取引先に送る日程調整メールの下書きを作ってください。

【情報】
宛先：A社 ご担当者様
差出人：B社 担当者
目的：新しい発注手順を確認する打ち合わせ
方法：オンライン
候補1：2026年10月13日 10:00〜10:30
候補2：2026年10月14日 14:00〜14:30
時間の基準：すべて日本時間
返信期限：2026年10月9日 17:00
会議サービス・会議URL：未定

【変えない条件】
候補日時、所要時間、返信期限の数値を変更しない。
候補は2つだけにし、曜日や別の日時を追加しない。
未定の情報、約束、添付資料の案内を作らない。
候補を確定済みの予定として書かない。

【仕上がり】
丁寧で簡潔な件名と本文を作る。
候補は箇条書きにする。
都合のよい候補を返信してもらう文章にする。
確認が必要な点はメール本文の外に分ける。
下書きの作成だけを行い、送信しない。

返信期限を決めていなければ、情報欄を「返信期限：指定なし」に変更し、「返信期限を加えない」と指示します。「なるべく早く」といった急かす表現も、必要なければ入れません。

完成メールはこの形を目安にする

以下は記事用に作成した架空の文例です。特定の環境での生成結果や実際の送信記録ではありません。

件名：発注手順の確認に関するお打ち合わせ日程のご相談

A社 ご担当者様

いつもお世話になっております。B社の担当者です。

新しい発注手順を確認するため、オンラインで30分ほどお打ち合わせをお願いできますでしょうか。

以下の候補から、ご都合のよい日時をお知らせください。
・2026年10月13日 10:00〜10:30
・2026年10月14日 14:00〜14:30
※いずれも日本時間です。

2026年10月9日 17:00までにご返信いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

B社 担当者

この例で別途確認するのは、利用する会議サービスと会議URLです。未定だからといって、実在しないURLや「本日中にお送りします」という約束を足す必要はありません。

どちらの候補も難しい場合の案内を入れたいときは、「難しい場合は別の候補を返信してほしい」と、望む対応を情報欄に追記します。

「もっと丁寧に」だけで修正しない

文章の雰囲気を変える際にも、日時を保持する条件を添えます。修正後は前の文章ではなく、最初の予定メモと照合すると、途中で生じた変更を引き継がずに確認できます。

候補日時・返信期限・用件は一切変更せず、
冒頭と結びだけを少し柔らかくしてください。
新しい約束や事情説明は追加しないでください。
修正した箇所を本文の後に示してください。

候補にない日付が出てきた場合は、該当箇所を示して「この日時を削除し、入力した候補2枠だけに戻してください」と具体的に伝えます。

送信前は文章より先に数字を照合する

OpenAIの開発者向け資料は、出力を実際に使う前に人が確認し、その際に元情報を参照できることを勧めています。日程調整でも、AIによる再確認だけで済ませず、自分の予定表を横に置きましょう。出典：OpenAI「Safety best practices」

年月日・開始時刻・終了時刻が候補メモと一致しているか。
候補が増減せず、日本時間などの基準が伝わるか。
返信期限、相手の名前、差出人が正しいか。
未定のURL、添付、約束が追加されていないか。
メールアプリに貼り付けた後も改行が読みやすく、宛先が正しいか。

曜日を付ける場合は、カレンダーで自分で確認してから加えます。候補を送っただけでは予定は確定していません。相手の返信を受け、合意した日時で確定の連絡をするところまで分けて扱うと、行き違いを防ぐ確認点が明確になります。

出典・確認日

OpenAI「Prompting」：変更しない条件、不足情報の扱い、追加の修正指示について参照。
OpenAI「Safety best practices」：出力の人による確認と元情報との照合について参照。

確認日：2026年10月7日。両資料の公開・更新日は、確認したページ本文に明示されていません。メール文例と指示文、日程調整の手順は当ブログで作成した説明用の例です。