ChatGPTでメモを表にする｜空欄を勝手に埋めない練習【第7回】

ChatGPT初心者連載・第7回

メモを表にすると、探したい情報の場所がそろいます。ただし、空いた欄にもっともらしい内容が入ると、元のメモにない情報まで決まったように見えてしまいます。今回は記載なし・未定・なしを区別して、文章を表へ移す練習です。

前回の第6回は要約で条件を残しました。今回は、残した情報を読み返しやすい位置に並べます。買い物候補の評価やExcelファイルの作成は扱わず、短い自作メモを使います。

同じ項目を、同じ場所で読めるようにする

OpenAIの公式ヘルプでは、出力形式を表に指定してChatGPT内で表を作れると案内されています。本記事ではファイルを添付せず、入力欄に短文を貼る練習にします。出典：OpenAI「Extracting Insights with ChatGPT Data Analysis」

次は当ブログが作った架空の展示準備メモです。実在の催しでも、ChatGPTの実測出力でもありません。まず「何を」「何個」「どこへ」の3点に印を付けてみてください。

【展示準備の練習メモ】
A：写真立ては4個。受付の台に置く。
B：案内カードは12枚。置く場所はまだ決まっていない。
C：見本冊子は奥の棚に置く。予備は用意しない。

Cには冊数がありません。「見本冊子」という言葉から1冊と考えたくなっても、その数字はメモから確かめられません。また、予備を用意しないことと、本体が0冊であることは別です。

「記載なし」「未定」「なし」を混ぜない

表を埋め切ることが目的ではありません。分からない理由を残すと、後で何を確認すればよいかが分かります。ここでは次のラベルを使うルールにします。これは当ブログが提案する整理方法です。

欄の表示	この練習での意味
記載なし	元のメモに情報が書かれていない。
未定	まだ決まっていないと明記されている。
なし	用意しない・存在しないと明記されている。

「記載なし」を「未定」に変えると、実際には決まっているのに書き忘れただけ、という可能性を消してしまいます。「なし」を数値の0にする場合も、何が0なのかを確かめてからにしましょう。

列と確認ルールを伝えてから、メモを渡す

公式のPromptingガイドは、必要な形式や変えてはいけない条件を伝え、情報が足りないときは推測させない方法を紹介しています。ここでは品名・数量・置き場所・補足の4列を指定します。出典：OpenAI「Prompting」

この後に貼る展示準備メモだけを使い、確認用の表を作ってください。
列は「品名」「数量」「置き場所」「補足」の4つです。
1つの品物につき1行にしてください。
数量は数字と単位をセットで残し、書かれていない数字は補わないでください。
情報がない欄は「記載なし」、まだ決まっていないと書かれた欄は「未定」にします。
「用意しない」などの否定は、その対象が分かるよう補足欄に残してください。
表の後に、各行がメモA・B・Cのどれに対応するかと、確認が必要な項目を挙げてください。
外部検索・ファイル作成・予定登録は不要です。

【ここから練習メモ】
A：写真立ては4個。受付の台に置く。
B：案内カードは12枚。置く場所はまだ決まっていない。
C：見本冊子は奥の棚に置く。予備は用意しない。

自分のメモで試すときは、入力してよい短文に置き換えます。名前・住所・取引先の情報など、整理に不要な内容まで渡す必要はありません。長い資料を最初から丸ごと使わず、数行で確認方法を覚えましょう。

表ができたら、1行ずつ答え合わせする

次は当ブログが作った確認例です。スマートフォンで照合しやすいよう、4列の出力を2列の確認表にまとめています。実際の返答の見た目は毎回同じとは限りません。

元メモ	残っていてほしい情報
A	写真立て／4個／受付の台／補足は記載なし
B	案内カード／12枚／置き場所は未定／補足は記載なし
C	見本冊子／数量は記載なし／奥の棚／予備は用意しない

まず行数が3つかを見ます。次に数量の単位、置き場所、否定の対象を順に確認してください。元の文に書かれた内容が表のどこにもない場合は、必要な列が足りない可能性があります。

1か所だけ違っていたときの頼み直し

Cの見本冊子の数量が「1冊」になっていますが、元メモには冊数がありません。
その欄だけ「記載なし」に直してください。
「予備は用意しない」という補足と、ほかの行の数字・単位は変えないでください。

AIの「確認済み」という言葉だけで終わらせず、自分で元の文へ戻ります。OpenAIの開発者向け資料も、実際に使う前の人による確認と、照合に必要な元情報へのアクセスを勧めています。出典：OpenAI「Safety best practices」

表が横に長すぎるとき

列を減らすなら、先に用途を決めます。持ち出す品物だけ確認したい場合は、品名と数量の2列にして、置き場所は別の表へ分けられます。内容を短くする都合で「未定」や予備の条件を削らないよう、分けた後も元メモと照合してください。

今日の練習と次回予告

数量が記載されていない品物と、場所が未定の品物を表から一つずつ探してみましょう。正解は見本冊子と案内カードです。この2つを同じ「不明」で済ませず、元メモの違いを残せれば今回の練習は完了です。

次回予告：文章から「やること」を取り出す練習。決まった作業と提案を分け、担当者や期限が書かれていない項目を確認します。

出典・確認日

OpenAI：Extracting Insights with ChatGPT Data Analysis（表形式の指定。更新表示：2 months ago）
OpenAI：Prompting（形式・制約・不足情報・修正指示。本文に確定した公開・更新日の表示なし）
OpenAI：Safety best practices（人による照合。本文に確定した公開・更新日の表示なし）

確認日：2026年10月15日。相対的な更新表示は確認時の表記です。練習メモ・指示文・確認表は当ブログの自作教材であり、特定の環境での検証結果ではありません。